Apresentação
Conforme entendimento das necessidades do CLIENTE, estruturamos as atividades relacionadas com o alcance do objetivo deste projeto a partir da abordagem metodológica da Prof. Randes® Pleople & Strategy. Nossa metodologia está estruturada em quatro etapas Preparação, Desenvolvimento, Conclusão e Implementação, todas demarcadas por pontos de validação de produtos, conforme apresentada graficamente a seguir:
Descrição das Etapas de Execução
Apresentamos cada uma das quatro Fases, assim como suas principais atividades:
FASE 1 – Preparação
Objetivo da Fase:
Levantar informações iniciais com o objetivo principal de assegurar o entendimento e conhecimento do contexto do projeto, necessários nas fases posteriores. Da mesma forma apoiado nessas informações será desenvolvido a Agenda Detalhada para o Trabalho, além da tomada de decisão em relação a conceitos e critério que deverão ser utilizadas no desenvolvimento dos trabalhos. Entre os aspectos a serem considerados, destacam-se:
- Nível informação e de detalhamento dos processos na Gerência Geral de Compras e Serviços;
- Detalhamento do organograma e equipe, bem como os principais processos, atividades e potencias interações entre as áreas; e
- Níveis de monitoração e controle de desempenho organizacional em prática.
Nessa fase também será dada especial atenção ao detalhamento das atividades do projeto, com a finalidade de viabilizar o planejamento do trabalho, como por exemplo: estabelecimento da infra-estrutura para o projeto; definição de agendas de entrevistas; definição de modelos e documentos do projeto; etc.
Principais Atividades
- Levantamento da situação atual, a partir da realização de entrevistas com o responsável pela Gerência Geral do CLIENTE e outros:
- Entendimento de informações históricas;
- Entendimento de dados organizacionais como estrutura organizacional, quantitativo de pessoal e detalhamento de funções;
- Premissas para desenvolvimento do Modelo de Operação Pretendido;
- Desenvolvimento de Critérios para foco de detalhamento de processos
- Desenvolvimento da Agenda Detalhada de Trabalho.
Resultados e Produtos Finais da Fase
- Bases para o entendimento de Situação Atual
- Premissas para o Projeto
- Agenda Detalhada de Trabalho contendo entrevistas, reuniões e principais marcos do Projeto.
FASE 2 – Desenvolvimento
Objetivo da Fase:
A etapa de Desenvolvimento terá como objetivo a execução atividades de compilação, análises, avaliações e estudo, além do detalhamento e aprofundamento dos itens-chave para o projeto. Tais atividades têm como objetivo transformar os dados e informações obtidas na etapa anterior em alternativas de trabalho sobre as questões que originaram o Projeto. Esses trabalhos também permitirão a identificação e validação de Oportunidades de Melhoria. É nessa etapa, portanto que a Equipe do Projeto terá como enfoque a identificação de problemas e construção de soluções.
Nosso trabalho será estruturado através de levantamento dos processos com os envolvidos e, eventualmente outros gestores de áreas afins. Após o levantamento, realizaremos a documentação do trabalho e elaboração do mapa de processos, realizando um workshop de validação com os responsáveis pelo projeto para compartilhar a visão.
Área envolvida no levantamento e validação:
- Gerência Geral do CLIENTE
Principais Atividades
- Desenvolvimento do Mapa de Processos do Departamento (Nível 0)
- Reunião de Validação do Mapa Geral de Processos do Departamento.
- Realização de entrevistas de detalhamento de Processos, com os seguintes objetivos:
- Mapeamento de processos (Níveis 1 e 2) ;
- Fluxogramação de processos;
- Levantamento de requisitos e atributos de processos
- Fornecedores e principais entradas; recursos; insumos; saídas; e clientes
- Indicadores de Desempenho de Processos
- Interação e integração entre processos (ou áreas); e
- Fatores críticos de sucesso
- Identificação de impactos na estrutura organizacional.
- Mapeamento de competências para execução dos processos;
- Análise de Restrições e alternativas para tratamento de restrições;
- Identificação das políticas e procedimentos existentes e eventuais normativos necessários para a eficiência da Gerência Geral do CLIENTE;
Cabe ressaltar que a abordagem para o levantamento de processos irá considerar o mapeamento de processos a partir da realização de entrevistas com os profissionais da Gerência Geral do CLIENTE e, caso indicado no Planejamento, outras entidades. A validação dos processos mapeados será realizada com o responsável pela Gerência Geral de Compras e Serviços.
Adicionalmente a Fluxogramação de processos será realizada em Power Point ou Visio.
Resultados e Produtos Finais da Fase
- Mapa Geral de Processos da Gerência Geral do CLIENTE;
- Processos do nível 1 detalhados;
- Processo do nível 2 detalhado;
- Principais Restrições identificadas; e
- Oportunidades de melhoria identificadas.
FASE 3 – Conclusão
Objetivo da Fase:
A Etapa de Conclusão é onde as conclusões identificadas nas etapas anteriores serão compiladas, preparadas e apresentadas na forma de Relatório Conclusivo que também contempla um Plano de Implementação. Dessa forma neste momento os próximos passos a partir do atual projeto serão sequenciados e orçadas em termos de custos, prazo e recursos. Adicionalmente também serão identificados os requisitos e necessidades de acompanhamento do Plano de Implementação, visando assim, assegurar o sucesso de sua execução.
Principais Atividades da Fase:
- Desenho do modelo de processos e estrutura organizacional proposta;
- Preparação de Relatório Final, contendo:
- Oportunidades de Melhoria; e
- Plano de Implementação.
- Realização de Reunião de Apresentação Final;
Produtos Finais da Fase:
- Modelo mais adequado de Processos e Estrutura Organizacional da área;
- Relatório de Conclusões contendo:
- Oportunidades de Melhoria; e
- Plano de Implementação.
- Apresentação Final.
FASE 4 – Implantação*
Objetivo da Fase:
A Etapa de Implantação é onde auxiliamos nossos clientes na execução das Ações definidas na etapa anterior. Visto ser impossível prever nesse momento os detalhes a serem listados no Plano de Implementação, e consequentemente o esforço total necessário, optamos por oferecer nossos serviços unicamente no sentido de acompanhar a realização das ações estabelecidas na etapa anterior. Tal abordagem visa assegurar um controle externo ao projeto, assim como orientar os responsáveis pelas ações, das técnicas e ferramentas de Gestão de Processos e de Gestão de Projetos que podem auxiliar a condução das ações.
Nossa intenção é, portanto, apoiar a Gerência Geral do CLIENTE no cumprimento das ações planejadas, bem como a possível integração entre elas. Nesse sentido serão realizadas visitas de acompanhamento onde serão realizadas entrevistas e reuniões para tratar questões como, por exemplo:
- Nível de execução das ações, considerando ainda prazos, recursos envolvidos e principais obstáculos;
- Efetividade das ações, considerando os resultados alcançados, além apontar se necessário, ajustes ou alternativas de trabalho visando melhoria e/ou reforço de resultados.
- Controle do Plano de Implementação, considerando cronograma e atividades, respostas dos responsáveis e eventos ou datas críticas, e estimativas de finalização.
Adicionalmente nessa etapa, informamos que também podemos trabalhar de diversas formas de trabalho, como por exemplo: atuando como um controle de qualidade e orientação da equipe do CLIENTE em dedicação parcial; coordenando e monitorando uma equipe do CLIENTE com dedicação total; ou ainda implantando efetivamente as ações de forma conjunta ou isolada.
Assim ficamos à disposição do CLIENTE para estudar e adotar a melhor opção de trabalho no momento em que essa decisão se mostrar oportuna. Ressaltamos que teremos o maior interesse em preparar revisar essa premissa em conjunto com o CLIENTE no momento adequado e contemplar se necessário, essas e/ou outras atividades.
Nível de Detalhamento de Processos
Destacamos o Diagrama de Classificação de Processos da APQC (Association for Productivity and Quality Control) que poderá ser utilizado como orientador para o trabalho. Destacamos seu padrão de Detalhamento de Processos com a finalidade de exemplificar o nível de detalhamento para o projeto (o escopo do projeto e nível de detalhamento está assinalado no diagrama abaixo pois esta proposta contempla o mapeamento até o Nível 2):
