Processos e Estruturas Organizacionais (BPMO)

Descrição dos Serviços

Conforme entendimento das necessidades do CLIENTE, estruturamos as atividades relacionadas com o alcance do objetivo deste projeto a partir da abordagem metodológica da Prof. Randes®. Nossa metodologia está estruturada em quatro etapas Preparação, Desenvolvimento, Conclusão e Implementação, todas demarcadas por pontos de validação de produtos, conforme apresentada graficamente a seguir:

 

Descrição das Etapas de Execução

Apresentamos cada uma das quatro Fases, assim como suas principais atividades:

FASE 1 – Preparação

Objetivo da Fase:

Levantar informações iniciais com o objetivo principal de assegurar o entendimento e conhecimento do contexto do projeto, necessários nas fases posteriores. Da mesma forma apoiado nessas informações será desenvolvido a Agenda Detalhada para o Trabalho, além da tomada de decisão em relação a conceitos e critério que deverão ser utilizadas no desenvolvimento dos trabalhos. Entre os aspectos a serem considerados, destacam-se:

  • Nível informação e de detalhamento dos processos na Gerência Geral de Compras e Serviços;
  • Detalhamento do organograma e equipe, bem como os principais processos, atividades e potencias interações entre as áreas; e
  • Níveis de monitoração e controle de desempenho organizacional em prática.

Nessa fase também será dada especial atenção ao detalhamento das atividades do projeto, com a finalidade de viabilizar o planejamento do trabalho, como por exemplo: estabelecimento da infra-estrutura para o projeto; definição de agendas de entrevistas; definição de modelos e documentos do projeto; etc.

Principais Atividades

  • Levantamento da situação atual, a partir da realização de entrevistas com o responsável pela Gerência Geral do CLIENTE e outros:
  • Entendimento de informações históricas;
  • Entendimento de dados organizacionais como estrutura organizacional, quantitativo de pessoal e detalhamento de funções;
  • Premissas para desenvolvimento do Modelo de Operação Pretendido;
  • Desenvolvimento de Critérios para foco de detalhamento de processos
  • Desenvolvimento da Agenda Detalhada de Trabalho.

Resultados e Produtos Finais da Fase

  • Bases para o entendimento de Situação Atual
  • Premissas para o Projeto
  • Agenda Detalhada de Trabalho contendo entrevistas, reuniões e principais marcos do Projeto.

 

FASE 2 – Desenvolvimento

Objetivo da Fase:

A etapa de Desenvolvimento terá como objetivo a execução atividades de compilação, análises, avaliações e estudo, além do detalhamento e aprofundamento dos itens-chave para o projeto. Tais atividades têm como objetivo transformar os dados e informações obtidas na etapa anterior em alternativas de trabalho sobre as questões que originaram o Projeto. Esses trabalhos também permitirão a identificação e validação de Oportunidades de Melhoria. É nessa etapa, portanto que a Equipe do Projeto terá como enfoque a identificação de problemas e construção de soluções.

Nosso trabalho será estruturado através de levantamento dos processos com os envolvidos e, eventualmente outros gestores de áreas afins.  Após o levantamento, realizaremos a documentação do trabalho e elaboração do mapa de processos, realizando um workshop de validação com os responsáveis pelo projeto para compartilhar a visão. 

Área envolvida no levantamento e validação:

  • Gerência Geral do CLIENTE

Principais Atividades

  • Desenvolvimento do Mapa de Processos do Departamento (Nível 0)
  • Reunião de Validação do Mapa Geral de Processos do Departamento.
  • Realização de entrevistas de detalhamento de Processos, com os seguintes objetivos:
  • Mapeamento de processos (Níveis 1 e 2) ;
  • Fluxogramação de processos;
  • Levantamento de requisitos e atributos de processos
    • Fornecedores e principais entradas; recursos; insumos; saídas; e clientes
    • Indicadores de Desempenho de Processos
    • Interação e integração entre processos (ou áreas); e
    • Fatores críticos de sucesso
  • Identificação de impactos na estrutura organizacional.
  • Mapeamento de competências para execução dos processos;
  • Análise de Restrições e alternativas para tratamento de restrições;
  • Identificação das políticas e procedimentos existentes e eventuais normativos necessários para a eficiência da Gerência Geral do CLIENTE;

Cabe ressaltar que a abordagem para o levantamento de processos irá considerar o mapeamento de processos a partir da realização de entrevistas com os profissionais da Gerência Geral do CLIENTE e, caso indicado no Planejamento, outras entidades.  A validação dos processos mapeados será realizada com o responsável pela Gerência Geral de Compras e Serviços.

Adicionalmente a Fluxogramação de processos será realizada em Power Point ou Visio.

Resultados e Produtos Finais da Fase

  • Mapa Geral de Processos da Gerência Geral do CLIENTE;
  • Processos do nível 1 detalhados;
  • Processo do nível 2 detalhado;
  • Principais Restrições identificadas; e
  • Oportunidades de melhoria identificadas.

 

FASE 3 – Conclusão

Objetivo da Fase:

A Etapa de Conclusão é onde as conclusões identificadas nas etapas anteriores serão compiladas, preparadas e apresentadas na forma de Relatório Conclusivo que também contempla um Plano de Implementação. Dessa forma neste momento os próximos passos a partir do atual projeto serão sequenciados e orçadas em termos de custos, prazo e recursos. Adicionalmente também serão identificados os requisitos e necessidades de acompanhamento do Plano de Implementação, visando assim, assegurar o sucesso de sua execução. 

Principais Atividades da Fase:

  • Desenho do modelo de processos e estrutura organizacional proposta;
  • Preparação de Relatório Final, contendo:
    • Oportunidades de Melhoria; e
    • Plano de Implementação.
    • Realização de Reunião de Apresentação Final;

Produtos Finais da Fase:

  • Modelo mais adequado de Processos e Estrutura Organizacional da área;
  • Relatório de Conclusões contendo:
    • Oportunidades de Melhoria; e
    • Plano de Implementação.
    • Apresentação Final.

 

FASE 4 – Implantação*

Objetivo da Fase:

A Etapa de Implantação é onde auxiliamos nossos clientes na execução das Ações definidas na etapa anterior. Visto ser impossível prever nesse momento os detalhes a serem listados no Plano de Implementação, e consequentemente o esforço total necessário, optamos por oferecer nossos serviços unicamente no sentido de acompanhar a realização das ações estabelecidas na etapa anterior. Tal abordagem visa assegurar um controle externo ao projeto, assim como orientar os responsáveis pelas ações, das técnicas e ferramentas de Gestão de Processos e de Gestão de Projetos que podem auxiliar a condução das ações.

Nossa intenção é, portanto, apoiar a Gerência Geral do CLIENTE no cumprimento das ações planejadas, bem como a possível integração entre elas. Nesse sentido serão realizadas visitas de acompanhamento onde serão realizadas entrevistas e reuniões para tratar questões como, por exemplo:

  • Nível de execução das ações, considerando ainda prazos, recursos envolvidos e principais obstáculos;
  • Efetividade das ações, considerando os resultados alcançados, além apontar se necessário, ajustes ou alternativas de trabalho visando melhoria e/ou reforço de resultados.
  • Controle do Plano de Implementação, considerando cronograma e atividades, respostas dos responsáveis e eventos ou datas críticas, e estimativas de finalização.

Adicionalmente nessa etapa, informamos que também podemos trabalhar de diversas formas de trabalho, como por exemplo: atuando como um controle de qualidade e orientação da equipe do CLIENTE  em dedicação parcial; coordenando e monitorando uma equipe do CLIENTE com dedicação total; ou ainda implantando efetivamente as ações de forma conjunta ou isolada.

Assim ficamos à disposição do CLIENTE para estudar e adotar a melhor opção de trabalho no momento em que essa decisão se mostrar oportuna. Ressaltamos que teremos o maior interesse em preparar revisar essa premissa em conjunto com o CLIENTE no momento adequado e contemplar se necessário, essas e/ou outras atividades.

 

Nível de Detalhamento de Processos

Destacamos o Diagrama de Classificação de Processos da APQC (Association for Productivity and Quality Control) que poderá ser utilizado como orientador para o trabalho. Destacamos seu padrão de Detalhamento de Processos com a finalidade de exemplificar o nível de detalhamento para o projeto (o escopo do projeto e nível de detalhamento está assinalado no diagrama abaixo pois esta proposta contempla o mapeamento até o Nível 2):

 

                                          


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